多忙な広報・PR業務を効率化するには

こんにちは。Mynewsdeskの福井です。

広報・PRの仕事は、丁寧にやればやるほど膨大な業務になるといわれます。本当はステークホルダーや記者の方々と連絡をとってより深い人間関係を構築したり、新しいことに挑戦したいと思いつつも、日々の目の前の業務に追われがちな方々も多いはず。

そこで、今日は多忙な広報・PR業務を効率化するためのポイントをお伝えします。

1. 情報提供プロセスを効率化する

情報提供メールは、一括配信のシステムを活用して配信を効率化することもできます。あらかじめ情報を作成しておき、配信日時を予約しておきましょう。何より大事なのは、情報提供をしたあとに連絡をとって、丁寧にフォローアップをすることです。Web上のリリースページの更新も忘れずに、公開日時にあわせて予約しておきましょう。

2. 記者が情報を確認済みか把握して連絡をとる

記者の方々も日々忙しく、なかなか送ってもらった情報が確認できないことも多くあります。一括配信のシステムにメール開封確認機能などをつけておくと、情報を確認しているかがわかります。

いつも情報を確認してくれている記者にはさらに追加情報を、情報の中身に対してアクション（リンククリックなど）されているかで関心を把握し、開封してもらえていない記者に呼びかける、などの行動をとることができます。

3. メディア向け素材は、
Web上から記者がダウンロードできるようにしておく

リリースを配信すると、関心のある記者さんから「高解像度の写真をください」「動画データをください」などの連絡がある場合があります。

その際、都度、大容量ファイル送信システムを使うと送る手間がかかることと、

期限切れになったりすることもありますので、

公開素材は自社リリースページ上からダウンロードできる仕組みにしておくとよいでしょう。

記者にとっても大変便利です。

4. 自社、競合、業界情報をメールアラートで確認しておく

自社、競合、業界情報をウォッチしておき、それに対して広報戦略、活動を組み立てる必要があります。

記事に関しては、クリッピング、モニタリング会社を使うことも多く、

ソーシャルメディアやWebに関しては、モニタリングツールを活用されている方も多いでしょう。

すべての情報を網羅できれば素晴らしいことですが、なかなかリアルタイムで確認しきれないのが現実。

大事なことはいち早く情報を把握し、無理なく確認ができることです。

キーワードのメールアラート機能（Googleアラートなど）を活用して、

外出中にスマートフォンなどで情報が確認できるようにしておくことで、溜め込まず、

最新情報を確認することができます。

5. 分析データをまとめるのに作業時間を割かない

よくありがちなのが、月末にアクセス解析などの数字をまとめて表をつくるのに、時間がかかるパターン。
本来、重要なのは、データをまとめることではなく、リアルタイムでデータを見て、いかに次のアクションに結びつけていくかを考え、行動することです。

6. コンテンツごとの反応を把握して、次の情報戦略に反映する

自社、製品サービスのニュースのどこ・何に興味関心を持ってもらっているかを把握しておくことは重要です。

情報の切り口や、地域、どのメディア掲載やソーシャルメディアから自社情報源にアクセスがきているか、情報ごとに把握し、次の戦略構築に役立てましょう。

いかがでしたでしょうか。

多忙な業務のなか、効率化できるところは効率化し、もっと人と人との関係構築に時間を使ったり、その企業・組織らしさが表れる広報・PRを実現したいものです。

以上のポイントは、Mynewsdeskプラットフォームを導入することによって全て網羅でき、

効率的な広報・PR活動に活用することができます。（もちろん、日本国内でも）

すでにMynewsdeskを活用されている方々は、下記の機能からお試しいただけます。

1.Network（自社リストインポート）,Publish（配信日時予約、リスト選択）
2.Analyze（メール開封、リンククリック確認）
3.Publish （画像, 動画）
4.Explore（モニタリング）
5.Analyze（レポート自動送信）
6.Analyze（ニュースルーム、詳細アクセス分析）

詳細を知りたい方は、Mynewsdesk 日本事業部までお気軽にご連絡ください。